- Interne communicatie: een motor voo r je organisat -

Interne communicatie: een motor voo r je organisat

Gepubliceerd op 21/05/2024 

We zetten regelmatig een verhaal van ons magazine UNIE-K PUBLIEK in de kijker.

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

Interne communicatie: een motor voo r je organisatie

Barbara Kempeneers en Ann Dobbeni over interne communicatie

 

Elke organisatie doet aan interne communicatie. Al pakt de ene het strategischer aan dan de andere. Welke voordelen dat oplevert? En hoe je zo’n strategie uittekent? Dat horen we van communicatie-experts Barbara Kempeneers en Ann Dobbeni.


Voor de twee communicatie-experts uit de startblokken schieten, leggen ze uit wat interne communicatie net is. “Binnen een organisatie wordt veel informatie gedeeld. We communiceren over taken, personeelszaken, de identiteit van de organisatie, het beleid … En we gebruiken communicatie om mensen te verbinden. Vooral die laatste drie informatievormen vallen onder interne communicatie”, schetst Ann.


“Natuurlijk zijn organisaties heel divers. Iedereen vult het anders in, er is geen standaardomschrijving. Niet elke organisatie heeft bijvoorbeeld een aparte communicatie-afdeling of -verantwoordelijke, al ben ik persoonlijk wel overtuigd van de meerwaarde daarvan”, vult Barbara aan.

 

Goed intern communiceren, kan een organisatie voordelen opleveren?


Barbara: “Een interne communi- catiedienst kan bijdragen aan verschillende doelstellingen. Denk maar aan je medewerkers motiveren, hun betrokkenheidsgevoel ver- groten, hen aan boord houden ... Je kunt ook de figuurlijke afstand tussen de verschillende afdelingen verkleinen door te delen waarmee een ander zoal bezig is.”

 

"Goed intern communiceren over grote veranderingen zorgt niet alleen dat
je tot betere resultaten komt. Het creëert ook meer betrokkenheid.”

 

Ann: “Stel dat je een nieuw IT- programma wil implementeren: dat is best een groot project, zo’n verandering beïnvloedt het werk van veel  collega’s. Als  je goed op voorhand over zo’n project  communiceert, weten je medewerkers niet alleen wat er op hun afkomt. Je detecteert ook eventuele weerstand. En die bezorgdheden kun je dan weer gebruiken om het project te sturen. Zo kom je tot een resultaat dat beter aansluit bij het werk én voelen je medewerkers zich betrokken.” Barbara: “De leidinggevende speelt natuurlijk ook een grote rol. Als communicatiedienst sta je niet rechtstreeks in contact met álle medewerkers. De leidinggevenden moeten de informatie dus doorgeven aan de werkvloer en de feedback van hun directe collega’s delen met het management. Als dat niet gebeurt, kun je veel initiatieven nemen op vlak van interne communicatie, terwijl sommige werknemers dat misschien niet zo ervaren.”

 

Kun je de kwaliteit van de interne communicatie evalueren?


Ann: “Die kwaliteit is meetbaar via een aparte, gedetailleerde enquête over de interne communicatie. Zo’n bevraging gaat natuurlijk veel verder dan een algemene tevredenheidsenquête. Er kruipt ook heel wat tijd in. Het grote voordeel is dat je de pijnpunten blootlegt en ontdekt waarop je beter extra inzet. Op basis daarvan kun je een strategie over meerdere jaren uitwerken. Maar ook met eenvoudige meetinstrumenten kom je al een heel eind ver: aantal views, kliks of likes op een digitaal bericht, het aantal aanwezigen op een event
…”

 

Hoe belangrijk is het om een visie rond interne communicatie op papier te zetten?


Ann: “Er zijn veel communicatie- diensten die ad hoc werken. Anderen hebben een kalender en leggen vast wanneer ze over een bepaald topic zullen communiceren. Dat is zeker een stap in de goeie richting. Maar wil je alle medewerkers zo goed mogelijk bereiken en betrekken? Dan moet je onderzoeken via welke kanalen je de verschillende doelgroepen binnen je organisatie het best benadert. Een andere strategische keuze kan zijn om je leidinggevenden te coachen zodat ze beter in dialoog leren gaan met hun team. Op die manier professionaliseer je je interne communicatie.”


Barbara: “Het is niet makkelijk natuurlijk. Het vergt veel tijd om zo’n strategie uit te stippelen, want je doet dat best in overleg met je collega’s en het management. ‘De waan van de dag’ verhindert vaak dat je zoveel tijd in je agenda kunt vrijmaken. Maar ik adviseer collega’s

om het toch te doen, want eens je zo’n strategie hebt, biedt het een ongelooflijke meerwaarde.”

 

Welke tips delen julli egraag met communicatiemedewerkers?


Barbara: “Blijf niet de hele tijd achter je bureau zitten. Wil je iets met een collega bespreken? Stap dan naar de dienst waar die persoon werkt. Zo zie je meteen waarmee mensen bezig zijn. En je komt onderweg vaak andere collega’s tegen die hun ideeën met je uitwisselen. Hou daarnaast ook rekening met de diversiteit van je doelgroep. Wie bereik je het best op welke manier? Welk taalgebruik hanteer je daarbij? En denk altijd vanuit de andere persoon.”


Ann: “Bouw ook een band op met het management zodat je een gedragen strategie kunt uitwerken. Idem voor de personeelsdienst, die kan de communicatiedienst echt versterken. Laat je ook inspireren door collega’s uit de sector. Er valt heel wat te leren uit andere best practices.”

 

 

Geïnteresseerd in meer artikels?

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

banner website Magazine artikel BarbaraEnKatrien

We zetten regelmatig een verhaal van ons magazine UNIE-K PUBLIEK in de kijker.

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

Interne communicatie: een motor voo r je organisatie

Barbara Kempeneers en Ann Dobbeni over interne communicatie

 

Elke organisatie doet aan interne communicatie. Al pakt de ene het strategischer aan dan de andere. Welke voordelen dat oplevert? En hoe je zo’n strategie uittekent? Dat horen we van communicatie-experts Barbara Kempeneers en Ann Dobbeni.


Voor de twee communicatie-experts uit de startblokken schieten, leggen ze uit wat interne communicatie net is. “Binnen een organisatie wordt veel informatie gedeeld. We communiceren over taken, personeelszaken, de identiteit van de organisatie, het beleid … En we gebruiken communicatie om mensen te verbinden. Vooral die laatste drie informatievormen vallen onder interne communicatie”, schetst Ann.


“Natuurlijk zijn organisaties heel divers. Iedereen vult het anders in, er is geen standaardomschrijving. Niet elke organisatie heeft bijvoorbeeld een aparte communicatie-afdeling of -verantwoordelijke, al ben ik persoonlijk wel overtuigd van de meerwaarde daarvan”, vult Barbara aan.

 

Goed intern communiceren, kan een organisatie voordelen opleveren?


Barbara: “Een interne communi- catiedienst kan bijdragen aan verschillende doelstellingen. Denk maar aan je medewerkers motiveren, hun betrokkenheidsgevoel ver- groten, hen aan boord houden ... Je kunt ook de figuurlijke afstand tussen de verschillende afdelingen verkleinen door te delen waarmee een ander zoal bezig is.”

 

"Goed intern communiceren over grote veranderingen zorgt niet alleen dat
je tot betere resultaten komt. Het creëert ook meer betrokkenheid.”

 

Ann: “Stel dat je een nieuw IT- programma wil implementeren: dat is best een groot project, zo’n verandering beïnvloedt het werk van veel  collega’s. Als  je goed op voorhand over zo’n project  communiceert, weten je medewerkers niet alleen wat er op hun afkomt. Je detecteert ook eventuele weerstand. En die bezorgdheden kun je dan weer gebruiken om het project te sturen. Zo kom je tot een resultaat dat beter aansluit bij het werk én voelen je medewerkers zich betrokken.” Barbara: “De leidinggevende speelt natuurlijk ook een grote rol. Als communicatiedienst sta je niet rechtstreeks in contact met álle medewerkers. De leidinggevenden moeten de informatie dus doorgeven aan de werkvloer en de feedback van hun directe collega’s delen met het management. Als dat niet gebeurt, kun je veel initiatieven nemen op vlak van interne communicatie, terwijl sommige werknemers dat misschien niet zo ervaren.”

 

Kun je de kwaliteit van de interne communicatie evalueren?


Ann: “Die kwaliteit is meetbaar via een aparte, gedetailleerde enquête over de interne communicatie. Zo’n bevraging gaat natuurlijk veel verder dan een algemene tevredenheidsenquête. Er kruipt ook heel wat tijd in. Het grote voordeel is dat je de pijnpunten blootlegt en ontdekt waarop je beter extra inzet. Op basis daarvan kun je een strategie over meerdere jaren uitwerken. Maar ook met eenvoudige meetinstrumenten kom je al een heel eind ver: aantal views, kliks of likes op een digitaal bericht, het aantal aanwezigen op een event
…”

 

Hoe belangrijk is het om een visie rond interne communicatie op papier te zetten?


Ann: “Er zijn veel communicatie- diensten die ad hoc werken. Anderen hebben een kalender en leggen vast wanneer ze over een bepaald topic zullen communiceren. Dat is zeker een stap in de goeie richting. Maar wil je alle medewerkers zo goed mogelijk bereiken en betrekken? Dan moet je onderzoeken via welke kanalen je de verschillende doelgroepen binnen je organisatie het best benadert. Een andere strategische keuze kan zijn om je leidinggevenden te coachen zodat ze beter in dialoog leren gaan met hun team. Op die manier professionaliseer je je interne communicatie.”


Barbara: “Het is niet makkelijk natuurlijk. Het vergt veel tijd om zo’n strategie uit te stippelen, want je doet dat best in overleg met je collega’s en het management. ‘De waan van de dag’ verhindert vaak dat je zoveel tijd in je agenda kunt vrijmaken. Maar ik adviseer collega’s

om het toch te doen, want eens je zo’n strategie hebt, biedt het een ongelooflijke meerwaarde.”

 

Welke tips delen julli egraag met communicatiemedewerkers?


Barbara: “Blijf niet de hele tijd achter je bureau zitten. Wil je iets met een collega bespreken? Stap dan naar de dienst waar die persoon werkt. Zo zie je meteen waarmee mensen bezig zijn. En je komt onderweg vaak andere collega’s tegen die hun ideeën met je uitwisselen. Hou daarnaast ook rekening met de diversiteit van je doelgroep. Wie bereik je het best op welke manier? Welk taalgebruik hanteer je daarbij? En denk altijd vanuit de andere persoon.”


Ann: “Bouw ook een band op met het management zodat je een gedragen strategie kunt uitwerken. Idem voor de personeelsdienst, die kan de communicatiedienst echt versterken. Laat je ook inspireren door collega’s uit de sector. Er valt heel wat te leren uit andere best practices.”

 

 

Geïnteresseerd in meer artikels?

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

Ander nieuws

banner website Magazine

Nieuw nummer: UNIE-K PUBLIEK

Lees meer...

Danny

Reizende tento - Portretten van UNIE-Ke personen

Lees meer...

Opkomende evenementen