- Wat doen we beter zelf en wat besteden we uit? -

Wat doen we beter zelf en wat besteden we uit?

Gepubliceerd op 21/05/2024 

We zetten elke week 1 verhaal van ons eerste magazine UNIE-K PUBLIEK in de kijker.

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

 

Voor elke taak bekijken we wat we beter zelf doen en wat niet

Valerie Arickx over uitbesteding

 

 

Een zorgorganisatie runnen: daarbij komt veel kijken. Naast de zorg worden er ook heel wat ondersteunende taken uitgevoerd, zoals maaltijden bereiden, schoonmaken, het domein onderhouden … Sommige taken besteden zorgorganisaties uit. Waarom? Dat vernemen we van Valerie Arickx.

 

“Soms is de keuze voor uitbesteding logisch, denk maar aan grote bouwprojecten. Een bouwproject coördineren is intensief en complex, en er is veel expertise voor nodig. Dat laat je dus beter over aan een professionele architect die de markttendensen goed opvolgt”, geeft Valerie, directeur financiën en ondersteunende diensten bij UNIE-K, als voorbeeld.

 

 Vaste externe partners   

 

Daarnaast ging UNIE-K voor een aantal terugkerende taken op zoek naar een externe partner. “Voor elke taak maken we de afweging: wat vergt maatwerk en doen we beter zelf, en wat kan een externe partner efficiënter realiseren? Textiel wassen, bijvoorbeeld, doen we deels zelf en besteden we deels uit. Een externe leverancier wast alle persoonlijke kledij, omdat die over een professionele infrastructuur beschikt en grote hoeveelheden kan verwerken. Eenvoudige items zoals handdoeken, wassen we in onze eigen wasserij.”


“Ook het transport op ons domein besteden we deels uit. Neem bijvoorbeeld incontinentiemateriaal: daarvoor sloten we een overeenkomst met een leverancier en een logistieke partner, zodat het materiaal telkens rechtstreeks naar de woningen wordt gebracht en niet meer langs het centraal magazijn passeert. Dat verlicht ons werk en levert een enorme tijdsbesparing op.” Hetzelfde gebeurt voor de levering van medicatie.
 
 Zoeken naar een goeie partner  

 

Telkens wanneer een taak uitbesteed wordt, gaat Valerie op zoek naar een betrouwbare, betaalbare aanbieder. “We schrijven dan een aanbesteding uit of stappen in een groepscontract bij een aankoopcentrale. Daarbij letten we op verschillende criteria. De prijs speelt natuurlijk een rol, maar ook de geboden flexibiliteit en kwaliteit. Daarnaast hechten we veel belang aan duurzaamheid,  innovativiteit en lokale verankering. Ook het maatschappelijke aspect speelt een rol. Zo laten we het groenonderhoud van het domein in Brugge uitvoeren door het maatwerkbedrijf Footstep. Hoewel het werk dan wellicht iets langzamer verloopt, hechten we er waarde aan dat deze mensen hun bijdrage kunnen leveren aan onze organisatie.”

 

 Taken in eigen beheer 

 

Soms kiest UNIE-K er bewust voor om een bepaalde taak wél in eigen huis uit te voeren, zoals het bereiden van de maaltijden. “Veel bewoners kampen met allergieën, diabetes, intoleranties of kauw- en slikproblemen. Daardoor bereiden we dagelijks tot twintig varianten op elke maaltijd. Dergelijk maatwerk kun je niet via een externe cateraar realiseren”, verklaart Valerie.

 

“We zoeken steeds naar het beste aanbod tegen de beste prijs.”

 

“Ook een eigen technische dienst is onmisbaar. Sommige bewoners hebben gedragsproblemen. Stel dat er zich een incident met glasbreuk voordoet, dan moet dat zo snel mogelijk hersteld worden. Een interne technische dienst heeft dan veel voordelen. Want onze medewerkers zijn altijd nabij en bereikbaar. Ze vinden hier meteen hun weg, kennen de cliënten en weten hoe ze het best afspreken met de begeleider. Om dezelfde reden kiezen we ook voor een intern schoonmaakteam. Doen we toch een beroep op een externe leverancier  voor   schilderwerken of voor het wassen van de ramen bijvoorbeeld? Dan kiezen we voor een vaste partner die met ons meedenkt en bereid is om zich aan onze werking aan te passen.”

 

 Opvolging, communicatie en betaalbaarheid  

 

Zodra een nieuwe samenwerking uit de startblokken schiet, zorgen de medewerkers van UNIE-K voor de juiste begeleiding en opvolging. “Vooral in het begin moet je de externe partner hier wegwijs maken. Iets uitbesteden, betekent dus niet dat je er geen werk meer aan hebt. Er zijn altijd wat kinderziekten, die moet je detecteren en oplossen. Je moet ook transparant communiceren met je medewerkers en bewoners. Sommige veranderingen hebben een grote impact op het dagelijks leven hier. Ze kunnen alleen slagen als er interne bereidheid en positiviteit is.”

 

Een nieuwe partner introduceren lijkt daardoor soms complexer dan de taken zelf uitvoeren. Toch dwingt de realiteit voorzieningen vaak tot andere keuzes. “Onze sector kampt met personeelstekorten en besparingen. We moeten steeds zoeken naar het beste aanbod tegen de beste prijs. De cliënt betaalt immers de factuur van de woon- en leefkosten en die moet betaalbaar blijven.”

 

Of de cliënten ook actief betrokken worden bij uitbestedingen? “Ja”, beaamt Valerie. “We betrekken onze cliënten, hun familieleden via het collectief overleg of een werkgroep bij belangrijke contracten. En dat levert waardevolle respons op. Zo is de inrichting van ons nieuwbouwproject dankzij hun feedback een stuk huiselijker dan oorspronkelijk voor- zien. Al willen we hierin verder groeien en onze cliënten en netwerken intensiever bij beslissingen en evaluaties betrekken.”

 

 

Geïnteresseerd in meer artikels?

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

banner website Magazine artikel Valerie

We zetten elke week 1 verhaal van ons eerste magazine UNIE-K PUBLIEK in de kijker.

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

 

Voor elke taak bekijken we wat we beter zelf doen en wat niet

Valerie Arickx over uitbesteding

 

 

Een zorgorganisatie runnen: daarbij komt veel kijken. Naast de zorg worden er ook heel wat ondersteunende taken uitgevoerd, zoals maaltijden bereiden, schoonmaken, het domein onderhouden … Sommige taken besteden zorgorganisaties uit. Waarom? Dat vernemen we van Valerie Arickx.

 

“Soms is de keuze voor uitbesteding logisch, denk maar aan grote bouwprojecten. Een bouwproject coördineren is intensief en complex, en er is veel expertise voor nodig. Dat laat je dus beter over aan een professionele architect die de markttendensen goed opvolgt”, geeft Valerie, directeur financiën en ondersteunende diensten bij UNIE-K, als voorbeeld.

 

 Vaste externe partners   

 

Daarnaast ging UNIE-K voor een aantal terugkerende taken op zoek naar een externe partner. “Voor elke taak maken we de afweging: wat vergt maatwerk en doen we beter zelf, en wat kan een externe partner efficiënter realiseren? Textiel wassen, bijvoorbeeld, doen we deels zelf en besteden we deels uit. Een externe leverancier wast alle persoonlijke kledij, omdat die over een professionele infrastructuur beschikt en grote hoeveelheden kan verwerken. Eenvoudige items zoals handdoeken, wassen we in onze eigen wasserij.”


“Ook het transport op ons domein besteden we deels uit. Neem bijvoorbeeld incontinentiemateriaal: daarvoor sloten we een overeenkomst met een leverancier en een logistieke partner, zodat het materiaal telkens rechtstreeks naar de woningen wordt gebracht en niet meer langs het centraal magazijn passeert. Dat verlicht ons werk en levert een enorme tijdsbesparing op.” Hetzelfde gebeurt voor de levering van medicatie.
 
 Zoeken naar een goeie partner  

 

Telkens wanneer een taak uitbesteed wordt, gaat Valerie op zoek naar een betrouwbare, betaalbare aanbieder. “We schrijven dan een aanbesteding uit of stappen in een groepscontract bij een aankoopcentrale. Daarbij letten we op verschillende criteria. De prijs speelt natuurlijk een rol, maar ook de geboden flexibiliteit en kwaliteit. Daarnaast hechten we veel belang aan duurzaamheid,  innovativiteit en lokale verankering. Ook het maatschappelijke aspect speelt een rol. Zo laten we het groenonderhoud van het domein in Brugge uitvoeren door het maatwerkbedrijf Footstep. Hoewel het werk dan wellicht iets langzamer verloopt, hechten we er waarde aan dat deze mensen hun bijdrage kunnen leveren aan onze organisatie.”

 

 Taken in eigen beheer 

 

Soms kiest UNIE-K er bewust voor om een bepaalde taak wél in eigen huis uit te voeren, zoals het bereiden van de maaltijden. “Veel bewoners kampen met allergieën, diabetes, intoleranties of kauw- en slikproblemen. Daardoor bereiden we dagelijks tot twintig varianten op elke maaltijd. Dergelijk maatwerk kun je niet via een externe cateraar realiseren”, verklaart Valerie.

 

“We zoeken steeds naar het beste aanbod tegen de beste prijs.”

 

“Ook een eigen technische dienst is onmisbaar. Sommige bewoners hebben gedragsproblemen. Stel dat er zich een incident met glasbreuk voordoet, dan moet dat zo snel mogelijk hersteld worden. Een interne technische dienst heeft dan veel voordelen. Want onze medewerkers zijn altijd nabij en bereikbaar. Ze vinden hier meteen hun weg, kennen de cliënten en weten hoe ze het best afspreken met de begeleider. Om dezelfde reden kiezen we ook voor een intern schoonmaakteam. Doen we toch een beroep op een externe leverancier  voor   schilderwerken of voor het wassen van de ramen bijvoorbeeld? Dan kiezen we voor een vaste partner die met ons meedenkt en bereid is om zich aan onze werking aan te passen.”

 

 Opvolging, communicatie en betaalbaarheid  

 

Zodra een nieuwe samenwerking uit de startblokken schiet, zorgen de medewerkers van UNIE-K voor de juiste begeleiding en opvolging. “Vooral in het begin moet je de externe partner hier wegwijs maken. Iets uitbesteden, betekent dus niet dat je er geen werk meer aan hebt. Er zijn altijd wat kinderziekten, die moet je detecteren en oplossen. Je moet ook transparant communiceren met je medewerkers en bewoners. Sommige veranderingen hebben een grote impact op het dagelijks leven hier. Ze kunnen alleen slagen als er interne bereidheid en positiviteit is.”

 

Een nieuwe partner introduceren lijkt daardoor soms complexer dan de taken zelf uitvoeren. Toch dwingt de realiteit voorzieningen vaak tot andere keuzes. “Onze sector kampt met personeelstekorten en besparingen. We moeten steeds zoeken naar het beste aanbod tegen de beste prijs. De cliënt betaalt immers de factuur van de woon- en leefkosten en die moet betaalbaar blijven.”

 

Of de cliënten ook actief betrokken worden bij uitbestedingen? “Ja”, beaamt Valerie. “We betrekken onze cliënten, hun familieleden via het collectief overleg of een werkgroep bij belangrijke contracten. En dat levert waardevolle respons op. Zo is de inrichting van ons nieuwbouwproject dankzij hun feedback een stuk huiselijker dan oorspronkelijk voor- zien. Al willen we hierin verder groeien en onze cliënten en netwerken intensiever bij beslissingen en evaluaties betrekken.”

 

 

Geïnteresseerd in meer artikels?

Het volledige magazine kan je lezen op www.uniekpubliek.org.

Ander nieuws

De Luwte belevingstuin

Volkstuin De Luwte - help mee ontwerpen

Lees meer...

banner website dagkamp hippo

Dagkampen HIPPO@UNIE-K

Lees meer...

Opkomende evenementen